1. Inleiding

In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten u heeft. Dit beleid geldt voor onze website, offerte-aanvragen, klantenportalen, gastenportaal en afterpartyportaal.

2. Wie is verantwoordelijk?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerking is:

3. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de dienst kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Offerte aanvragen: naam, contactgegevens, eventgegevens, locatiegegevens, eventuele bedrijfsgegevens en speciale wensen.
• Klanten-/hostportaal: gegevens uit de offerte, vragenlijst, communicatie en eventdetails.
• Gastenportaal: opgegeven naam, aangevraagde nummers, polls/awards, gastenboekberichten, technische gegevens (zoals IP-adres en browsergegevens) om misbruik te voorkomen.
• Afterpartyportaal: reviews, enquêtes, aanbevelingen en (optioneel) gedeelde foto's.
• Contact & communicatie: e-mail, telefoon of berichten die u zelf aan ons verstuurt.
• Technische gegevens: loggegevens, apparaat- en cookiegegevens voor beveiliging en verbetering van de dienst.

4. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doelen:

• Het behandelen van offerte-aanvragen en het uitvoeren van de overeenkomst.
• Het leveren van diensten rondom uw event, inclusief communicatie met host en gasten.
• Het beheren van portalen (gasten-, host- en afterpartyportaal).
• Het verbeteren van onze dienstverlening en beveiliging van systemen.
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld fiscale bewaarplicht).

5. Op basis van welke grondslag?

Wij verwerken gegevens op één of meer van de volgende juridische grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst (bijv. offerte, boeking, uitvoering van het event).
• Wettelijke verplichting (bijv. administratie en facturatie).
• Gerechtvaardigd belang (bijv. beveiliging, fraudepreventie, verbetering van diensten).
• Toestemming (bijv. niet-essentiele cookies of gebruik van foto's voor promotie).

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Hieronder staan onze uitgangspunten:

• Offerte-aanvragen zonder boeking: maximaal 12 maanden.
• Event- en klantgegevens: tot 24 maanden na het event, tenzij langer nodig is voor administratie of geschillen.
• Gastenportaal en afterpartydata: tot 24 maanden na het event.
• Administratie en facturen: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).
• Log- en beveiligingsgegevens: maximaal 12 maanden.

Als een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is, volgen wij die verplichting.

7. Delen met derden

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden als dat nodig is voor onze dienstverlening of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Denk aan:

• Hosting- en e-mailproviders die onze systemen draaien.
• Betaal- of boekhoudsoftware (indien van toepassing).
• Tools voor muziek (bijv. Spotify of Deezer) wanneer u die functies gebruikt.

Met partijen die namens ons gegevens verwerken, sluiten wij verwerkersovereenkomsten.

8. Cookies en lokale opslag

Wij gebruiken functionele cookies en lokale opslag om onze portalen te laten werken (bijv. om voorkeuren te bewaren). Voor niet-essentiele cookies vragen wij toestemming. U kunt uw voorkeuren altijd aanpassen via uw browserinstellingen.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen. Denk aan beveiligde verbindingen (HTTPS), toegangsbeperkingen, logging en het beperken van toegang tot gegevens.

10. Uw rechten

U heeft het recht om:

• Uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen.
• Beperking van verwerking te vragen of bezwaar te maken.
• Uw gegevens over te dragen (dataportabiliteit).
• Toestemming in te trekken (voor zover van toepassing).
• Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

U kunt deze rechten uitoefenen via info@djsoostboys.nl.

11. Doorgifte buiten de EER

Soms werken wij met dienstverleners buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen.

12. Minderjarigen

Onze diensten zijn niet gericht op kinderen onder de 16 jaar. Als u vermoedt dat wij toch gegevens van een minderjarige verwerken, neem dan contact met ons op.

13. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen bij veranderingen in onze diensten of wetgeving. De meest recente versie staat altijd op onze website.